史丹福游泳學校創立於 1998 年，是香港最大規模的游泳學校，並為本港多間機構提供一站式服務，涵蓋泳池興建、嬰幼兒游泳課程、兒童游泳課程至專業泳隊訓練。目前，史丹福在全港管理及營運超過 25 個室內暖水泳池，更是香港首間榮獲多項國際專業認證的游泳教學機構。隨著學員人數增長，傳統的管理模式已難以支撐龐大的運作，透過 Omnichat 串接 WhatsApp Business API，史丹福成功數碼轉型，提升收生率和品牌競爭力。
隨著市場佔有率不斷擴大，史丹福游泳學校管理超過一萬名學員的行政工作變得極為繁瑣，以往的行政工作如同陷入「深水區」，十分吃力：
為了徹底擺脫行政枷鎖，史丹福游泳學校引入了 Omnichat 的 WhatsApp Business API 解決方案，將傳統管理模式進化為智能系統管理。
史丹福游泳學校數碼轉型的成功，關鍵在於將社交 CRM（Social CRM）架構深度融入營運流程。品牌透過 Facebook、Instagram 等線上渠道及荷花 BB 展、書展等線下活動收集數據作精準細分，並利用標籤管理或自訂屬性，自動紀錄學員姓名、就讀學校、就近泳池以及感興趣的泳班種類。
擁有了細分數據後，史丹福能夠實現真正精準的個人化互動。根據學員、家長的標籤屬性，系統會在最合適的時間發放度身訂造的課程資訊，確保每個潛在客戶都能得到即時且持續的跟進，避免人手疏忽導致流失。
Social CRM 的價值不僅止於獲客，更體現在長遠的學員關係管理上。當學員正式入讀後，史丹福依然會透過 WhatsApp 持續跟進學生的學習情況。例如：定期發送學習進度反饋或泳池更新資訊，確保與家長保持良好溝通，將「單次消費」轉化為「長遠忠誠」，建立強大的品牌歸屬感。當課程剩餘 1–2 堂時，系統自動發送 WhatsApp 提醒通知學生，確保續班流程順暢無阻。這種營銷自動化策略，讓品牌能長遠與家長建立深厚的信任關係，促進家校溝通。
史丹福游泳學校助理項目經理 Stephanie Wan 指出：「透過標籤與自動化旅程，我們不僅能精準捕捉線上線下的每一位潛在家長，更能確保在他們最需要的時候，由系統提供最具溫度的支援，將路人變成學員，再將學員變成史丹福的忠實粉絲。」
針對以往核數困難的痛點，史丹福引入了 WhatsApp Flows 功能，為家長提供簡易的入數紙上傳流程。家長只需在 WhatsApp 對話框內輸入學生姓名及付款人資料，並直接上載付款證明。由於家長透過擁有「藍剔」認證的官方商業帳號上傳收據，能即時確認品牌真實性，確保交易安全並大幅提升對學校的信賴感 。
會計部能透過 Omnichat 後台隨時查閱及核對完整記錄。系統自動產生的清晰日期記錄與存檔，大大減少了行政負擔及遺失入數紙的機會。這不僅優化了內部核數流程，更為家長帶來了更便利的數碼服務體驗。
在實際營運中，史丹福利用精準的分眾廣播（Broadcast），取代了低效的人手發送訊息，確保重要資訊精準傳達，有助應對突發狀況，減少溝通誤差。成效極為顯著：
針對日常龐大的查詢量，史丹福游泳學校利用 24/7 聊天機械人（Chatbot） 及 關鍵字自動回覆（Keyword Auto Reply） 功能，建立了一套高效的自動化服務體系。
史丹福利用關鍵字自動回覆功能設定了精準的對應答案。當家長輸入特定關鍵字時，系統會即時比對並提供相關資訊，無需人工長時間守候。這不僅縮短了家長的等候時間，更確保了資訊的準確性與針對性，顯著優化了整體的溝通體驗。
此外，Chatbot 即時處理重複性的常見問題，不僅確保家長能秒速獲得準確資訊，更成功減輕行政團隊超過 90% 的工作量。當家長於線下活動掃描 QR Code 或在 WhatsApp 輸入關鍵字時，Chatbot 會先進行初步接洽並收集基本資料，隨後根據學生的年齡、居住地區及興趣等數據，自動分配至專屬的銷售顧問進行 1 對 1 支援跟進。這種「機器先行、真人隨後」的精準分流模式，優化了整體的溝通體驗。
展望未來，史丹福游泳學校將進一步深化數碼化佈局，計劃將 WhatsApp Flows 收集的數據自動同步至 Google Sheets，打通銷售、會計與營運三大部門。會計團隊可即時核實付款，隨後由營運團隊接手處理編班及教練安排。這套自動化系統不僅提升了轉化率，更重要的是透過優質的數碼互動提升了舊客留存，將「普通學員」轉化為品牌的「忠實粉絲」。